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办公高手 认识WPS特殊的文字工具

  现在网络上的资源越来越丰富,用户时常需要将自己喜欢的内容收集起来,如:一篇精彩的文章、一页常用的英文短语集汇或者自行整理一份常用的操作技巧。这些内容在互联网这个大知识库中可以轻松取得,但是由于网页中文字的排版并不象常用的文字处理软件这么智能,因此,用户在对这些内容进行重新排版时往往会花费很多时间。目前的 WPS文字 已经考虑到用户的这种需求,专门设计了“文字工具”供用户使用,用户在整理文档的过程中,如果能够合理地利用这些工具,将会对提高工作效率有帮助。

  特色功能简介

  在目前 WPS文字 的新版本中对原有的功能进行了全面地优化和改进,用户通过:选择“工具|文字工具”可以看到以下菜单,如图 1中右侧子菜单所示:

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图 1

  下面将对常用的功能进行简单地介绍:

  1、智能格式整理;

  2、删除首行空格和删除空格;

  3、处理段落首行缩进;

  智能格式整理的妙用

  由于网页的制作者习惯各不相同,因此经常从网页中复制的内容排版可能并不能满足用户的要求,如下图所示的文档,用户希望将其修改为标准排版格式:

  1、按照中文排版的习惯,每段的首行通常采用段落首行缩进格式;

  2、清除所有行首的多个占位空格;

  3、删除多余的空行;

  

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图 2

  如果用户习惯使用样式来设置,那么多余的空行或空格还需要另行处理;如果用户习惯使用查找替换来处理,那么段落格式的调整可能又比较麻烦。这时候,用户完全可以使用“智能格式整理”工具来一次性进行整理。具体操作步骤如下:

#p#副标题#e#  步骤1 首先选择需要调整的文字范围,如第2行到文档末尾;

  步骤2 选择“工具|文字工具|智能格式整理”菜单项,系统会自动按用户的要求进行调整,整理结果如图 3所示。

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图 3

  智能地处理英文文章

   通常情况下,英文文章是不需要在每段落的首行使用空格来进行缩进,如果用户习惯地在文章中添加了多个空格,可以通过“删除首行空格”的工具来一次性删除。

  另外,用户希望将网页上的某些英文文章保存下来,以便于平时阅读,如果复制的文章中包含有多个连续空格(或者由于用户在编写英文文档时误输入了多个连续空格),如图 4所示,用户如果想利用常规的方法(如查找替换)整理这样的文章就显得力不从心了。

  

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图 4

  对于这样的文章,用户只需要使用“删除空格”的工具就可以轻松解决,具体方法如下:

  步骤1 首先选择需要调整的文字范围;
#p#副标题#e#  步骤2 选择“工具|文字工具|删除空格”菜单项,系统会自动按照英文单词的处理规则(各单词间保留一个空格)进行调整,整理结果如图 5所示。

  

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图 5

  处理段落缩进格式

  有些时候,从其他软件中复制来WPS文字中的文字内容并不带段落缩进格式,如果用户希望对这些文字段落进行统一设置,除了通过段落“样式”来设置以外,用户还可以通过选择“工具|文字工具|段落首行缩进2字符”来实现。

  另外,如果用户的文章需要在网上发布,或者提供给普通文本编辑器处理,由于这些软件都不支持段落缩进格式,因此,为了保持文章的原有格式,用户可以通过选择“工具|文字工具|段落首行缩进转为空格”来实现转换,转换后的文章会取消原有缩进,并自动将“首行缩进”转换为两个全角空格,以便于其他软件进行排版。

  其他工具

  段落重排:允许用户将多个段落进行合并,常用于处理象有些邮件文档的处理。

  删除空段、删除软回车:软回车主要是指手工换行符,在网页排版中用户常用“ ”来进行强行换行,因此这两个工具常用于处理从网页上复制文章内容的段落处理。

  增加空段、转为空段分割:常用于普通文本编辑工具的格式排版。

  小结

  通过文字工具,用户可以灵活地进行段落格式调整,具体表现在:

  1、合理地使用“段落重排”和“智能格式整理”工具,可以帮助用户快速地调整多种不规范的文档。

  2、在处理非全角字符(如:英文等其他半角字符)文章时,灵活地运用“删除空格”等工具可以对文档中的连续空格(包括全角或半角空格)进行快速修改。

  3、利用“删除空行”、“删除软回车”等工具,可以快速地处理从网页上粘贴的文章内容。

  4、灵活地使用“段落首行缩进”等工具,可以方便地将调整文章段落缩进格式,以便于将文章提供给网页(或普通文本编辑器)等软件的使用。